Cara Mengurus BPJS Kesehatan Karyawan yang Resign atau Terkena PHK

Setiap kali seorang karyawan mengundurkan diri atau terkena PHK, ada satu urusan administrasi yang sering terlupakan dalam proses offboarding: pengurusan status BPJS Kesehatannya. Jika tidak ditangani dengan benar dan tepat waktu, perusahaan bisa menghadapi tagihan iuran untuk karyawan yang sudah tidak aktif bekerja, atau lebih parah, karyawan yang bersangkutan kehilangan akses layanan kesehatan di saat paling membutuhkannya. 

Kewajiban Perusahaan saat Karyawan Berhenti Bekerja

Ketika seorang karyawan resmi berhenti bekerja, baik itu karena resign, PHK, berakhirnya kontrak PKWT, maupun pensiun, perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk segera melaporkan perubahan data kepesertaan tersebut kepada BPJS Kesehatan. 

Ketentuan tersebut diatur dalam regulasi kepesertaan JKN dengan tujuan untuk memastikan data kepesertaan selalu akurat. Lalu, kapan batas akhir pelaporan untuk karyawan yang berhenti? 

Batas waktu pelaporan adalah paling lambat pada akhir bulan di mana karyawan tersebut berhenti bekerja. Jika tidak dilaporkan, perusahaan tetap akan ditagih iuran untuk karyawan yang sudah tidak aktif tersebut. Ini karena sistem BPJS Kesehatan tidak mendeteksi perubahan status secara otomatis tanpa laporan dari pemberi kerja.

Prosedur Menonaktifkan BPJS Karyawan yang Tidak Lagi Bekerja di Perusahaan

Proses penonaktifan kepesertaan karyawan yang berhenti bekerja dapat dilakukan melalui beberapa jalur, tergantung skala perusahaan dan preferensi administrasi.

Melalui aplikasi EDABU (Electronic Data Badan Usaha)

EDABU adalah platform resmi milik BPJS Kesehatan untuk pemberi kerja dalam mengelola data kepesertaan karyawan secara massal. Ini menjadi jalur untuk menonaktifkan yang paling direkomendasikan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak. Berikut caranya: 

• Login ke portal EDABU dengan akun perusahaan
• Pilih menu “Pengelolaan Peserta”, lalu lanjutkan dengan opsi “Nonaktifkan Peserta”
• Masukkan data karyawan yang berhenti (NIK, nomor BPJS, tanggal berhenti bekerja)
• Unggah dokumen pendukung jika diminta (SK PHK atau surat pengunduran diri)
• Submit dan simpan bukti penonaktifan sebagai arsip administrasi

Perubahan status biasanya efektif per akhir bulan berjalan atau awal bulan berikutnya, tergantung pada kapan laporan diajukan.

Melalui kantor cabang BPJS Kesehatan

Khusus untuk perusahaan skala kecil atau kasus individual, pelaporan bisa dilakukan langsung di kantor cabang BPJS Kesehatan terdekat. Sebelum berkunjung, pastikan Anda membawa dokumen perusahaan dan bukti berhentinya karyawan agar prosesnya berjalan lancar. 

Apa yang Terjadi dengan Kepesertaan BPJS Karyawan Setelah Berhenti? 

Setelah status kepesertaan sebagai karyawan secara resmi dinonaktifkan, mantan karyawan memiliki beberapa opsi untuk melanjutkan perlindungan BPJS Kesehatannya. Dan status ini perlu dikomunikasikan perusahaan dalam proses offboarding. Pilihan yang tersedia bagi mantan karyawan:

• Beralih ke peserta mandiri (PBPU): Mantan karyawan dapat mendaftar ulang sebagai peserta mandiri dan membayar iuran sendiri sesuai kelas yang dipilih. Pendaftaran dapat dilakukan melalui aplikasi Mobile JKN atau kantor cabang BPJS Kesehatan. Namun, ada batas waktu pendaftaran ulang agar kepesertaan tidak putus terlalu lama.
• Didaftarkan oleh perusahaan baru: Jika mantan karyawan langsung bergabung ke perusahaan lain, pemberi kerja baru berkewajiban mendaftarkannya kembali dalam skema Penerima Upah (PPU). Nomor peserta BPJS yang sama tetap digunakan.
• Peserta PBI (Penerima Bantuan Iuran): Bagi yang memenuhi syarat sebagai masyarakat tidak mampu, dapat didaftarkan sebagai peserta penerima bantuan atau PBI yang iurannya ditanggung pemerintah melalui proses di Dinas Sosial setempat.

Selama masa jeda antara nonaktif dari perusahaan lama dan aktif di kepesertaan baru, layanan BPJS Kesehatan tidak dapat digunakan. Oleh karena itu, meminimalkan jeda ini adalah langkah penting dalam proses offboarding yang bertanggung jawab.

Perlu Bantuan Mengurus BPJS Karyawan? 

Pengurusan BPJS Kesehatan saat karyawan keluar adalah bagian dari proses offboarding yang sering diremehkan, padahal kesalahan atau keterlambatan di sini berdampak langsung pada keuangan perusahaan dan hak mantan karyawan. Dengan volume turnover yang tinggi, pengelolaan administrasi ini bisa menjadi beban tersendiri bagi tim HR.

FR Consultant Indonesia menyediakan bpjs" style="text-decoration:none">layanan pengurusan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan untuk perusahaan, baik skala kecil maupun besar secara akurat dan tepat waktu. Kami juga hadir di kota-kota lain seperti Semarang, Bandung, dan Surabaya untuk memberikan layanan yang lebih dekat. 

Jadi, tidak perlu lagi pusing memikirkan administrasi untuk karyawan. Fokus pada pengembangan bisnis Anda. Untuk kebutuhan khusus, jangan ragu hubungi konsultan kami dan diskusikan masalah Anda!