Tugas dan Tanggung Jawab Admin Keuangan: Apa Bedanya dengan Akuntan dan Kasir?

Saat bisnis mulai tumbuh dan transaksi keuangan semakin ramai, pemilik usaha sering dihadapkan pada pertanyaan yang terdengar sederhana namun jawabannya tidak selalu jelas: “Saya butuh admin keuangan, akuntan, atau kasir?” Ketiga peran ini sering dianggap serupa atau bahkan dapat dipertukarkan. 

Padahal, ketiganya punya fungsi berbeda dan menempati posisi yang berbeda dalam ekosistem keuangan bisnis. Memahami perbedaannya adalah langkah pertama untuk membangun tim keuangan yang tepat dan efisien. Simak lebih lanjut perbedaannya dalam ulasan berikut ini. 

Apa Itu Admin Keuangan dan Apa Saja Tugasnya? 

Admin keuangan adalah posisi yang berfokus pada pengelolaan dan pencatatan transaksi keuangan sehari-hari serta memastikan kelancaran administrasi keuangan operasional perusahaan. Posisi ini menjadi jembatan antara aktivitas operasional bisnis (pembelian, penjualan, dan pembayaran) dengan proses akuntansi yang lebih formal.

Ruang lingkup tugas admin keuangan cukup luas dan bersifat operasional. Berbeda dari kasir yang hanya menangani transaksi di titik penjualan, atau akuntan yang bekerja pada level analisis dan pelaporan, admin keuangan bekerja di lapisan tengah yang menghubungkan keduanya.

Tugas utama admin keuangan dalam keseharian:

1. Pencatatan transaksi masuk dan keluar

Mencatat setiap pemasukan (pembayaran dari pelanggan, piutang yang terlunasi) dan pengeluaran (pembayaran ke vendor, biaya operasional, penggajian) ke dalam sistem pembukuan atau software akuntansi yang digunakan. Keakuratan pencatatan di tahap ini menentukan kualitas laporan keuangan yang dihasilkan.

2. Pengelolaan faktur dan dokumen keuangan

Membuat, mengirimkan, dan mengarsipkan invoice kepada pelanggan, serta menerima dan memverifikasi tagihan dari vendor sebelum disetujui untuk pembayaran. Admin keuangan yang baik memastikan tidak ada faktur yang terlewat atau terduplikasi.

3. Rekonsiliasi kas dan bank

Membandingkan catatan internal dengan rekening koran bank secara berkala untuk memastikan tidak ada selisih yang tidak terjelaskan. Rekonsiliasi adalah salah satu kontrol keuangan paling dasar tapi paling sering dilewati di bisnis kecil.

4. Administrasi perpajakan dasar

Admin keuangan juga membantu menyiapkan data untuk pelaporan pajak bulanan, termasuk bukti potong, rekap transaksi PPN, dan dokumen pendukung lainnya yang dibutuhkan konsultan pajak atau akuntan.

Perbedaan Admin Keuangan, Akuntan, dan Kasir

Sekarang, kita masuk pada pembahasan utama: apa beda admin keuangan, akuntan, dan kasir? Agar tidak lagi keliru dalam mengartikan ketiganya, ini yang perlu Anda pahami sebagai pelaku usaha: 

Kasir

Kasir bekerja di titik paling depan transaksi: menerima pembayaran dari pelanggan, mengeluarkan kembalian, dan mencetak struk. Tanggung jawabnya terbatas pada akurasi transaksi tunai dan non-tunai di point of sale. Kasir tidak bertugas mencatat transaksi ke dalam sistem pembukuan, karena itu adalah tugas admin keuangan.

Admin Keuangan

Admin keuangan mengambil alih setelah transaksi terjadi: mencatat, mengarsipkan, rekonsiliasi, serta memastikan semua data keuangan operasional tersedia secara akurat dan terorganisir. Bagian ini biasanya tidak menyusun laporan keuangan formal secara mandiri, karena mereka menyediakan data mentah yang dibutuhkan oleh akuntan.

Akuntan 

Sementara itu, akuntan bekerja di level yang lebih strategis: menganalisis data keuangan, menyusun laporan keuangan sesuai standar akuntansi, menghitung pajak, melakukan rekonsiliasi fiskal, dan memberikan rekomendasi keuangan kepada manajemen. Akuntan membutuhkan data yang sudah disiapkan oleh admin keuangan agar bisa bekerja efisien.

Kapan Bisnis Perlu Admin Keuangan?

Suatu bisnis idealnya mulai mempertimbangkan posisi admin keuangan ketika: 

• Volume transaksi harian sudah tidak bisa ditangani sendiri oleh pemilik.
• Ada lebih dari satu sumber pendapatan atau titik pengeluaran yang perlu dipantau secara mendalam.
• Kewajiban administrasi pajak dan BPJS sudah cukup kompleks untuk dikerjakan sambilan.

Untuk bisnis yang belum siap atau mampu merekrut secara penuh waktu, menggunakan jasa admin keuangan adalah pilihan yang lebih hemat biaya.

FR Consultant Indonesia bisa menjadi mitra tepat untuk bisnis Anda. Kami menyediakan layanan jasa pembukuan dan laporan keuangan untuk perusahaan skala kecil atau besar dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Dibantu oleh konsultan profesional dan berpengalaman di bidangnya, urusan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan tidak lagi menjadi hal yang rumit dan menyita waktu Anda. 

Hubungi kami sekarang dan diskusikan kebutuhan Anda!